Mehrere Pipelines in Bitrix24: getrennte Vertriebsprozesse sauber abbilden

Sie verkaufen Neukundengeschäft, betreuen Bestandskunden und wickeln nebenbei noch Serviceanfragen ab – aber im CRM landet alles in einem einzigen Trichter. Die Folge: Phasen, die für den einen Prozess sinnvoll sind und für den anderen schlicht nicht passen, Auswertungen, die niemand mehr ernst nimmt, und ein Team, das anfängt, an der Reihenfolge der Stufen vorbeizuarbeiten. Genau hier helfen mehrere Pipelines in Bitrix24.

Wenn Sie mehrere Vertriebswege parallel bedienen, ist die Frage selten “ob”, sondern “wie sauber” Sie diese trennen. In diesem Artikel zeigen wir aus der Projektpraxis, wann sich mehrere Trichter wirklich lohnen, wie Sie sie anlegen, wie Deals zwischen Trichtern wandern – und wo der Punkt liegt, an dem zusätzliche Pipelines mehr Schaden als Nutzen stiften.

Adressiert ist dieser Beitrag an Teams mit mehreren Vertriebswegen, die ihr Bitrix24 schon nutzen, beim Aufbau der Struktur aber an Grenzen stoßen.

Wann mehrere Pipelines sinnvoll sind

In Bitrix24 sind Pipelines (im Deutschen oft “Trichter” genannt) im Grunde getrennte Phasenstrecken innerhalb der Deals. Jeder Trichter hat eigene Phasen, eigene Erfolgs- und Misserfolgsstufen und kann eigene Automatisierungen tragen. Ein zweiter Trichter ist deshalb immer dann angebracht, wenn ein Prozess sich in seinen Phasen grundlegend von einem anderen unterscheidet.

Typische Auslöser, die wir in Kundenprojekten häufig sehen:

• Verschiedene Vertriebsmodelle: Neukundenakquise verläuft anders als Cross- und Upselling bei Bestandskunden – andere Phasen, andere Geschwindigkeit.
• Service neben Vertrieb: Reklamationen, Onboarding oder wiederkehrende Aufträge folgen einer eigenen Logik und gehören nicht in den Sales-Trichter.
• Mehrere Geschäftsbereiche: Wer Produkt- und Projektgeschäft trennt, will diese auch im CRM getrennt steuern und auswerten.

Der Gegentest ist genauso wichtig: Wenn sich zwei Prozesse nur in ein, zwei Detailfeldern unterscheiden, brauchen Sie keine zweite Pipeline. Dann reicht ein gemeinsamer Trichter mit zusätzlichen Feldern oder einem Auswahlfeld. Wie Sie Phasen überhaupt aus Ihrem realen Verkaufsprozess ableiten, statt Standard-Stages zu übernehmen, behandeln wir ausführlich im Beitrag zu Pipelines, die zu Ihrem Vertrieb passen. Die Faustregel: Erst den Prozess verstehen, dann über die Anzahl der Trichter entscheiden.

Trichter anlegen

Das eigentliche Anlegen eines neuen Trichters ist unkompliziert. Im CRM-Bereich der Deals lässt sich über die Pipeline-Auswahl ein weiterer Trichter erstellen, der dann seine eigenen Phasen erhält (Stand: Juni 2026; die genaue Position der Einstellung kann je nach Oberfläche leicht abweichen). Bitrix24 legt einen neuen Trichter zunächst mit Standardphasen an – und genau die sollten Sie nicht stehen lassen.

Nehmen Sie sich für jeden Trichter die Zeit, die Phasen an den realen Ablauf anzupassen. Bewährt hat sich, pro Trichter mit einer überschaubaren Zahl klar benannter Phasen zu starten und erst dann zu verfeinern, wenn der Prozess in der Praxis Lücken zeigt. Achten Sie darauf, dass die Phasenbezeichnungen sprechend sind – “Angebot versendet” sagt mehr aus als “In Bearbeitung 2”.

Ein häufiger Fehler: Teams kopieren die Phasen des Haupttrichters einfach in den neuen Trichter, obwohl der Prozess ein anderer ist. Damit verschenken Sie genau den Vorteil, für den Sie die zweite Pipeline überhaupt angelegt haben. Jeder Trichter verdient seine eigene, durchdachte Phasenfolge.

Automatischer Übergang zwischen Trichtern

Eine der nützlichsten Funktionen ist der automatische Übergang zwischen Trichtern. Ein klassisches Beispiel aus der Praxis: Ein Neukunden-Deal erreicht die Phase “Gewonnen” und soll danach automatisch in den Bestandskunden- oder Onboarding-Trichter wandern, weil dort die Betreuung weitergeht.

Solche Übergänge lassen sich über die Automatisierung der Deals abbilden. In der Erfolgsphase eines Trichters definieren Sie eine Regel, die einen neuen Deal im Folgetrichter erzeugt oder den bestehenden Deal überführt. So entsteht eine durchgehende Kette, ohne dass jemand manuell umtragen muss – und ohne dass der ursprüngliche Trichter mit Phasen überladen wird, die gar nicht zu ihm gehören.

Wichtig dabei: Halten Sie diese Übergänge schlank und nachvollziehbar. Je mehr automatische Sprünge Sie einbauen, desto schwerer wird es, im Fehlerfall zu erkennen, wo ein Deal “hängengeblieben” ist. Dokumentieren Sie deshalb, welcher Trichter in welchen übergeht. Wenn Sie Übergänge an zusätzliche Bedingungen knüpfen wollen, lohnt sich der Blick auf saubere benutzerdefinierte Felder, die solche Regeln steuerbar machen.

Rechte je Pipeline

Sobald mehrere Trichter im Spiel sind, wird die Frage “Wer darf welchen Trichter sehen und bearbeiten?” relevant. Bitrix24 erlaubt es, Zugriffsrechte je Pipeline zu vergeben – das ist besonders dann wertvoll, wenn unterschiedliche Teams an unterschiedlichen Prozessen arbeiten.

Praktisches Beispiel: Das Vertriebsteam soll den Akquise-Trichter sehen, aber nicht zwingend die Service- oder Reklamationspipeline – und umgekehrt. Über die rollenbasierten Zugriffsrechte im CRM legen Sie fest, welche Rolle in welchem Trichter lesen, bearbeiten oder löschen darf. So vermeiden Sie, dass sensible Vorgänge für alle offenliegen oder dass Mitarbeitende von Prozessen abgelenkt werden, die sie nichts angehen.

Unser Rat: Definieren Sie zuerst die Rollen, dann die Rechte. Wer pro Pipeline einzeln “ausprobiert”, wer was sehen soll, verliert schnell den Überblick. Wie ein tragfähiges Rollenkonzept aussieht, vertiefen wir im Beitrag zur Rechteverwaltung im CRM – das spart Ihnen bei mehreren Pipelines viel Trial-and-Error.

Reporting über mehrere Pipelines

Mehrere Trichter bringen einen Stolperstein mit: Das Reporting wird komplexer. Standardauswertungen beziehen sich oft auf einen einzelnen Trichter, und wer den Gesamtüberblick will, muss bewusst über alle Pipelines hinweg auswerten.

In der Praxis bedeutet das zweierlei. Erstens: Auf Trichter-Ebene erhalten Sie saubere, vergleichbare Kennzahlen, weil die Phasen innerhalb eines Trichters wirklich zusammenpassen – Conversion-Raten zwischen Phasen werden so überhaupt erst aussagekräftig. Zweitens: Für das Management-Bild brauchen Sie eine pipeline-übergreifende Sicht, etwa über die CRM-Analytik oder ein Dashboard, das mehrere Trichter zusammenführt.

Behalten Sie deshalb im Hinterkopf: Jede zusätzliche Pipeline erhöht zwar die Klarheit im Einzelprozess, aber auch den Aufwand, das Gesamtbild zusammenzusetzen. Genau das ist der Grund, warum wir vor zu vielen Trichtern warnen. Drei bis vier gut durchdachte Pipelines sind in den allermeisten KMU besser steuerbar als ein Dutzend halb gepflegter Trichter, die niemand mehr überblickt.

Häufige Fragen

Kann ein Deal die Pipeline wechseln?

Ja. Ein Deal kann den Trichter wechseln – entweder manuell, indem Sie ihn einer anderen Pipeline zuordnen, oder automatisiert, etwa wenn er eine bestimmte Erfolgsphase erreicht. In der Praxis ist der automatische Übergang die sauberere Variante, weil sie Übertragungsfehler vermeidet. Achten Sie darauf, dass der Deal im Zieltrichter in einer sinnvollen Startphase landet.

Wie behalte ich den Überblick über mehrere Trichter?

Der Schlüssel sind drei Dinge: eine bewusst begrenzte Anzahl an Pipelines, klar benannte Phasen je Trichter und ein pipeline-übergreifendes Reporting für die Gesamtsicht. Wer jeden Sonderfall mit einem neuen Trichter löst, verliert genau diesen Überblick. Weniger, aber durchdachte Trichter schlagen viele halb gepflegte – das sehen wir in Projekten immer wieder.

Sie wollen Bitrix24 sauber aufsetzen oder Ihre Pipeline-Struktur entwirren, bevor sie unübersichtlich wird? Buchen Sie ein unverbindliches Erstgespräch – wir schauen gemeinsam, welche Trichter Ihr Vertrieb wirklich braucht.