Bitrix24 wirkt überladen? In 30 Minuten zur übersichtlichen Oberfläche

Wenn Sie sich zum ersten Mal in Bitrix24 einloggen, ist die häufigste Reaktion in unseren Projekten nicht Begeisterung, sondern ein leises „Wo fange ich hier überhaupt an?”. CRM, Aufgaben, Chat, Kalender, Drive, Sites, Online-Shop, eine Aktivitätenleiste, dazu Benachrichtigungen aus allen Richtungen – die Oberfläche zeigt im Standard einfach alles auf einmal. Dass dann viele Anwender sagen, Bitrix24 zu kompliziert zu finden, liegt selten an der Software selbst. Es liegt daran, dass niemand aufgeräumt hat, bevor die Mitarbeiter zum ersten Mal hineinschauen.

Die gute Nachricht aus der Praxis: Das Werkzeug ist nicht das Problem, die Voreinstellung ist es. Bitrix24 ist eine sehr breite Plattform, und im Auslieferungszustand ist nahezu jedes Modul aktiv und sichtbar. Genau das erzeugt das Gefühl der Überforderung. Mit ein paar gezielten Handgriffen lässt sich die Oberfläche so reduzieren, dass Ihr Team nur noch das sieht, was es wirklich braucht.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie in etwa 30 Minuten von der überladenen Standardansicht zu einer aufgeräumten, rollengerechten Oberfläche kommen. Konkret, ehrlich und ohne dass Sie dafür Entwickler brauchen. (Alle Hinweise: Stand Juni 2026 – die Benennung einzelner Menüpunkte ändert sich in Bitrix24 erfahrungsgemäß häufiger, deshalb beschreibe ich die Wege bewusst grob.)

Warum Bitrix24 zu kompliziert wirkt – und woher das Gefühl kommt

Das Überladen-Gefühl entsteht aus einem simplen Designentscheid: Bitrix24 will alles können und zeigt deshalb erst einmal alles. Sie bekommen ein Portal, das gleichzeitig CRM, Projektmanagement, Intranet, Telefonie, Website-Baukasten und Kommunikationszentrale sein will. Für ein Unternehmen, das davon vielleicht zwei oder drei Bausteine nutzt, ist der Rest schlicht visuelles Rauschen.

Dazu kommt, dass das linke Hauptmenü im Standard ziemlich lang ist und die Reihenfolge nicht zwingend zu Ihren Prioritäten passt. Ein Vertriebsmitarbeiter scrollt an Modulen vorbei, die er nie öffnet, und sucht das CRM weiter unten. Das kostet jeden Tag Aufmerksamkeit und erzeugt den Eindruck, das System sei kompliziert – obwohl es eigentlich nur unsortiert ist.

Ehrlich gesagt: Hier hat Bitrix24 eine echte Schwäche. Die Onboarding-Führung lässt neue Nutzer mit dieser Fülle weitgehend allein. Es gibt keinen Assistenten, der fragt „Was wollen Sie eigentlich tun?” und den Rest ausblendet. Diese Arbeit müssen Sie als Administrator selbst übernehmen – aber sie ist schnell erledigt.

Nicht benötigte Tools ausblenden

Der wirksamste erste Schritt ist, beim Thema Bitrix24 Tools ausblenden konsequent zu sein. Überlegen Sie sich zuerst, welche Module Ihr Unternehmen tatsächlich verwendet. In vielen kleineren Teams sind das CRM, Aufgaben und ein Kommunikationskanal – mehr nicht. Alles andere darf erst einmal verschwinden.

Bitrix24 unterscheidet dabei zwischen dem reinen Ausblenden im Menü und dem tatsächlichen Deaktivieren eines Moduls. Für den Anfang reicht es meist, nicht genutzte Tools aus der linken Navigation zu entfernen, sodass sie niemanden mehr stören. Die zentrale Verwaltung dieser Module finden Sie im Administrationsbereich Ihres Portals (Stand Juni 2026); dort lassen sich einzelne Werkzeuge an- und abschalten.

Mein praktischer Rat: Gehen Sie nicht zu radikal vor. Deaktivieren Sie nichts, dessen Funktion Sie nicht sicher einschätzen können – manche Module hängen miteinander zusammen. Blenden Sie im Zweifel zunächst nur aus, statt hart zu deaktivieren. Sie können jederzeit nachjustieren, und genau das ist der Charme dieses Vorgehens: Es ist reversibel. Welche Module sich für den Start wirklich lohnen, habe ich in die 5 Module, die Sie zuerst einrichten zusammengefasst.

Linkes Menü an Rollen anpassen

Wenn Sie die Bitrix24 Oberfläche anpassen, ist das linke Menü Ihr wichtigster Hebel. Denn nicht jeder im Team braucht dieselbe Ansicht. Der Vertrieb lebt im CRM, die Projektleitung in den Aufgaben, die Buchhaltung vielleicht nur im Drive und im Kalender. Eine Oberfläche, die für alle gleich aussieht, ist für niemanden optimal.

Bitrix24 erlaubt es, das Menü zu sortieren und Einträge anzuheften oder zu verbergen. Die wichtigsten Werkzeuge gehören nach oben, der Rest nach unten oder in einen ausklappbaren Bereich. Allein diese Sortierung reduziert das wahrgenommene Chaos erheblich, weil das Auge sofort findet, was es täglich braucht.

Wichtig zu wissen, und hier ist Bitrix24 leider nicht so flexibel, wie man es sich wünscht: Die Menüanpassung ist teils benutzerbezogen, teils administrativ. Jeder Anwender kann sein eigenes Menü bis zu einem gewissen Grad selbst umsortieren. Als Administrator können Sie aber über Berechtigungen und die Tool-Verfügbarkeit steuern, was bestimmte Rollen überhaupt sehen. Die saubere Lösung ist deshalb eine Kombination: Sie geben pro Abteilung nur die relevanten Module frei, und die Mitarbeiter feilen den Rest selbst zurecht.

Startseite und Vibe sinnvoll einrichten

Die Startseite ist das Erste, was Ihr Team morgens sieht – und im Standard ist sie oft mit einer Flut von Aktivitäten, Beiträgen und Benachrichtigungen gefüllt. Neuere Bitrix24-Versionen setzen hier zunehmend auf einen KI-gestützten Einstieg (in der Oberfläche teils als „Vibe” oder ähnlich bezeichnet, Stand Juni 2026). Was davon hilfreich ist und was nur ablenkt, sollten Sie bewusst entscheiden, statt es einfach laufen zu lassen.

Mein Ansatz in Projekten: Die Startseite soll eine Frage beantworten – „Was muss ich heute tun?”. Das heißt, anstehende Aufgaben und Termine gehören prominent dorthin, der allgemeine Aktivitätenstream eher in den Hintergrund. Bitrix24 erlaubt es, einzelne Blöcke und Widgets ein- und auszublenden, sodass Sie die Startseite entschlacken können.

Seien Sie an dieser Stelle ehrlich zu sich: Nicht jedes hübsche Widget bringt echten Nutzen. Eine ruhige, fokussierte Startseite schlägt eine bunte, vollgepackte fast immer. Weniger ist hier tatsächlich mehr, gerade für neue Anwender, die das System gerade erst kennenlernen.

Branding und „Erstellt mit Bitrix24” entfernen

Ein Detail, das überraschend stark wirkt: das eingebaute Bitrix24-Branding. Im Standard tragen Ihr Portal und teils auch nach außen sichtbare Elemente wie Formulare oder das Logo unten den Hinweis „Erstellt mit Bitrix24” oder das Bitrix24-Logo. Für die interne Akzeptanz und für einen professionellen Außenauftritt lohnt es sich, das durch Ihr eigenes Logo und Ihre Farben zu ersetzen.

Hier sollten Sie allerdings die Tarifgrenzen kennen, und das ist ein ehrlicher Hinweis: Das vollständige Entfernen des „Erstellt mit Bitrix24”-Hinweises und das eigene Branding sind in den meisten kostenlosen und kleineren Tarifen nicht oder nur eingeschränkt möglich. In den höheren Plänen lässt sich das Portal deutlich umfangreicher mit eigenem Logo gestalten (Stand Juni 2026). Prüfen Sie also vorab, was Ihr Tarif hergibt, bevor Sie sich darauf verlassen.

Wo es möglich ist, ersetzen Sie zumindest das Logo in der oberen Leiste durch Ihr eigenes. Schon das verändert die Wahrnehmung spürbar: Aus „irgendeinem fremden Tool” wird „unser Firmenportal”. Apropos vertraut machen – falls Ihr Portal noch teilweise auf Englisch läuft, hilft Bitrix24 auf Deutsch umstellen.

Häufige Fragen

Kann ich Tools pro Mitarbeiter unterschiedlich ausblenden?

Teilweise, ja – aber nicht beliebig granular. Über Berechtigungen und die Verfügbarkeit von Modulen können Sie steuern, welche Abteilung oder Rolle bestimmte Werkzeuge überhaupt sieht. Zusätzlich kann jeder Anwender sein eigenes linkes Menü bis zu einem gewissen Grad selbst umsortieren und verbergen. Eine vollständig individuelle Pro-Person-Steuerung jedes einzelnen Tools ist allerdings nicht der Stärke von Bitrix24, und hier stößt man schneller an Grenzen, als man möchte. In der Praxis arbeiten wir deshalb mit rollenbasierten Gruppen statt mit Einzelfallregelungen.

Lässt sich die Oberfläche später wieder erweitern?

Ja, und das ist der entscheidende Punkt: Nichts, was Sie hier tun, ist endgültig. Ausgeblendete oder deaktivierte Module lassen sich jederzeit wieder einschalten, sobald Sie sie tatsächlich brauchen. Genau deshalb empfehle ich, mutig zu reduzieren – Sie verlieren keine Daten, wenn Sie ein Modul zunächst verbergen. Wachsen Ihre Anforderungen, schalten Sie Schritt für Schritt nach. So bleibt das System übersichtlich und wächst trotzdem mit Ihnen mit.

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