XRechnung & ZUGFeRD aus Bitrix24: Formate richtig verstehen und umsetzen

Sobald es um die elektronische Rechnung geht, schwirren zwei Begriffe durch jede Buchhaltung: XRechnung und ZUGFeRD. Beide stehen für E-Rechnungen, beide sind in Deutschland zulässig – und genau deshalb entsteht die Verwirrung. Welches Format brauche ich? Kann mein CRM das überhaupt? Und was passiert, wenn ich das Falsche verschicke?

In diesem Artikel entwirren wir die Formate und beziehen sie konkret auf Ihren Bitrix24-Workflow. Wenn Sie das Thema bitrix24 xrechnung bisher vor sich hergeschoben haben, weil die Begriffe so technisch klingen: Nach diesen Minuten wissen Sie, welches Format in Ihrer Situation zählt und an welcher Stelle Bitrix24 tatsächlich mitspielt – und wo nicht.

Wir richten uns vor allem an Buchhaltung und Geschäftsführung, die eine klare, praxisnahe Orientierung suchen, statt sich durch Normtexte zu wühlen.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Wo liegt der Unterschied?

Beide Formate erfüllen denselben Zweck: eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu übermitteln, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Der Unterschied liegt in der Verpackung.

Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten und ist für Menschen ohne passende Software kaum lesbar – sie ist für Maschinen gemacht. XRechnung ist der Standard, den öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen.

ZUGFeRD dagegen ist ein Hybrid: Es kombiniert eine ganz normale, lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten in derselben Datei. Wer die Datei öffnet, sieht ein gewohntes PDF; die Buchhaltungssoftware liest im Hintergrund die strukturierten Daten aus. Für den Austausch zwischen Unternehmen ist das oft die bequemere Variante, weil beide Seiten – Mensch und System – etwas damit anfangen können.

Vereinfacht gesagt: XRechnung ist „nur Daten”, ZUGFeRD ist „Daten plus sichtbares PDF in einem”. Technisch erfüllen beide dieselbe Norm und gelten als gültige E-Rechnung.

Wer welches Format braucht

Welches Format für Sie relevant ist, hängt vor allem von Ihren Empfängern ab.

Stellen Sie überwiegend an die öffentliche Hand (Behörden, kommunale Auftraggeber)? Dann führt meist kein Weg an der XRechnung vorbei, da viele öffentliche Portale dieses Format erwarten. Rechnen Sie überwiegend mit anderen Unternehmen (B2B) ab, ist ZUGFeRD häufig praktischer, weil Ihr Gegenüber die Rechnung auch ohne spezielle E-Rechnungs-Software als PDF lesen kann.

In der Praxis sehen wir in Kundenprojekten häufig, dass Unternehmen beides bedienen müssen – je nach Kundenkreis. Die gute Nachricht: Eine geeignete Buchhaltungssoftware kann in der Regel beide Formate erzeugen, sodass Sie sich nicht für genau eines entscheiden müssen. Wichtig ist, dass die Entscheidung beim System der Rechnungserstellung liegt, nicht im CRM. Welche Pflichten konkret ab wann für Sie gelten, sollten Sie mit Blick auf Ihre Situation prüfen – wir haben das im Beitrag zur E-Rechnungspflicht und was sie für Ihr CRM bedeutet ausführlicher eingeordnet.

Erzeugung im Bitrix24-Umfeld

Jetzt die ehrliche Antwort, die viele überrascht: Bitrix24 ist primär ein CRM- und Kollaborationssystem, kein vollwertiges Buchhaltungsprogramm. Die native Rechnungsfunktion in Bitrix24 erstellt Belege und PDF-Dokumente, ist aber nicht darauf ausgelegt, normkonforme XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien für den deutschen Markt zu erzeugen (Stand: Juni 2026).

Das ist kein Mangel im engeren Sinne, sondern eine Frage der Zuständigkeit. Die strukturierten E-Rechnungsformate entstehen sinnvollerweise dort, wo auch die buchhalterische Logik sitzt: in Ihrer Buchhaltungssoftware oder einem darauf spezialisierten Dienst.

Der saubere Aufbau sieht in der Praxis so aus: Bitrix24 bleibt die Drehscheibe für Vertrieb, Angebote und die Kundenbeziehung. Aus einem gewonnenen Deal entsteht ein Angebot oder eine Rechnungsgrundlage – wie das nativ funktioniert, beschreiben wir im Beitrag zum Erstellen von Angeboten und Rechnungen aus Bitrix24. Für die eigentliche, normkonforme E-Rechnung übergeben Sie die Daten dann an Ihre Buchhaltung. Dort werden XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und versendet.

Wer diesen Übergang sauber aufsetzt, vermeidet die häufige Falle, das CRM zu etwas zwingen zu wollen, wofür es nicht gebaut ist – und spart sich Bastellösungen, die bei der nächsten Anforderung wieder brechen.

Empfangen von E-Rechnungen

Beim Thema E-Rechnung denken viele zuerst ans Versenden. Genauso wichtig ist aber der Empfang: Auch eingehende Rechnungen kommen zunehmend als XRechnung oder ZUGFeRD an.

Eine reine XRechnung als XML lässt sich nicht ohne Weiteres „mit dem Auge” prüfen – sie braucht eine passende Software oder einen Viewer, der die Daten lesbar darstellt. ZUGFeRD-Dateien sind hier komfortabler, weil das sichtbare PDF gleich mitkommt. Auch der Empfang und die spätere Archivierung gehören sinnvollerweise in den Buchhaltungs- bzw. Belegfluss, nicht ins CRM.

Bitrix24 kann eingehende Rechnungen als Dokumente an einem Kontakt oder Deal ablegen und so im Kundenkontext sichtbar machen – das ist für die Übersicht im Vertrieb wertvoll. Die buchhalterische Verarbeitung und revisionssichere Aufbewahrung erfolgt aber dort, wo Ihre Belegverwaltung läuft.

Was am Ende wichtig ist

Lassen Sie sich von den Formatnamen nicht aus der Ruhe bringen. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Wege zum selben Ziel; welcher für Sie zählt, entscheidet Ihr Empfängerkreis. Und die Erzeugung der Formate ist Sache Ihrer Buchhaltung, nicht des CRM. Bitrix24 spielt seine Stärke davor und danach aus: bei Vertrieb, Angebot und Kundenbeziehung.

Dieser Beitrag bietet eine praxisnahe Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Bei konkreten Pflichten und Fristen ziehen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung oder eine Fachberatung hinzu.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format, das nur strukturierte Daten enthält und vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten in einer Datei. Beide erfüllen die EN-16931-Norm und gelten als gültige E-Rechnung – ZUGFeRD ist für den B2B-Austausch oft bequemer, weil das sichtbare PDF mitkommt.

Kann Bitrix24 diese Formate direkt erzeugen?

Nach unserem Stand (Juni 2026) ist Bitrix24 nicht darauf ausgelegt, normkonforme XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien für den deutschen Markt nativ zu erzeugen. Bitrix24 ist ein CRM, kein Buchhaltungssystem. Die Formate entstehen sinnvollerweise in Ihrer Buchhaltungssoftware, an die Sie die Rechnungsdaten aus Bitrix24 übergeben. Wie der Belegfluss bis zum Steuerberater aussieht, zeigen wir im Beitrag zur DATEV-Anbindung von Bitrix24.

Unsicher, wie Sie Angebote, Rechnungen und E-Rechnung rund um Bitrix24 sauber verzahnen? Wir helfen Ihnen, den Übergang vom CRM zur Buchhaltung ohne Bastellösung aufzusetzen. Buchen Sie ein unverbindliches Erstgespräch.