Von HubSpot zu Bitrix24 umziehen: Schritt für Schritt ohne Datenverlust

Sie haben sich entschieden, von HubSpot zu Bitrix24 zu wechseln – und jetzt steht die große Frage im Raum: Was passiert mit den Daten? Jahre an Kontakten, laufenden Deals und mühsam dokumentierter Historie liegen in HubSpot. Die Sorge, dass beim Umzug etwas verloren geht oder Wochen an Aufwand entstehen, ist berechtigt. Aber sie ist beherrschbar.

In Kundenprojekten sehen wir häufig, dass nicht der technische Import das Problem ist, sondern die fehlende Vorbereitung. Wer von HubSpot zu Bitrix24 wechseln will, braucht keinen riskanten „Big Bang”, sondern einen strukturierten Migrationspfad: erst klären, was überhaupt mitkommt, dann sauber exportieren, mappen, testweise importieren und validieren – und erst danach scharf schalten.

Dieser Leitfaden geht den Umzug Schritt für Schritt durch. Er ist als HubSpot-spezifischer Pfad gedacht: Wir sprechen über die Eigenheiten, die genau bei diesem Wechsel typischerweise Ärger machen. Ziel ist eine HubSpot-Bitrix24-Migration ohne Datenverlust und ohne tagelangen Stillstand im Vertrieb.

Was sich von HubSpot nach Bitrix24 übertragen lässt

Bevor Sie irgendeine Datei exportieren, lohnt eine ehrliche Bestandsaufnahme: Nicht alles in HubSpot hat in Bitrix24 ein 1:1-Gegenstück, und nicht alles muss überhaupt mitwandern.

Gut übertragbar sind die Stammdaten – Kontakte, Unternehmen (in HubSpot „Companies”) und die laufenden Verkaufschancen. Deals aus HubSpot landen in Bitrix24 als Deals in den Pipelines, Kontakte und Firmen werden zu den entsprechenden CRM-Entitäten. Auch zentrale Eigenschaften wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Adressen und benutzerdefinierte Felder lassen sich überführen.

Schwieriger wird es bei Dingen, die eng an die HubSpot-Logik gebunden sind: Lead-Scoring-Modelle, HubSpot-Workflows, E-Mail-Sequenzen, Reporting-Dashboards und die vollständige Aktivitätshistorie auf Ebene einzelner Klicks. Solche Elemente werden in Bitrix24 nicht „importiert”, sondern neu aufgebaut – meist sogar besser, weil Sie Altlasten nicht mitschleppen. Planen Sie diese Punkte bewusst als Neuaufbau ein, nicht als Migration.

Eine grobe Faustregel aus der Praxis: Strukturierte Daten (Kontakte, Firmen, Deals, Felder) migrieren Sie. Verhaltens- und Automatisierungslogik bilden Sie in Bitrix24 frisch nach. Wer diese Trennung früh akzeptiert, spart sich viel Frust.

Daten aus HubSpot exportieren

HubSpot bietet im Bereich der Export-Funktionen (Stand: Juni 2026; bitte die aktuelle Oberfläche prüfen, da sich Menüführungen ändern) den Export einzelner Objekte als Datei. Exportieren Sie getrennt nach Objekttyp: einmal Kontakte, einmal Unternehmen, einmal Deals – jeweils als CSV oder Excel.

Achten Sie beim Export auf drei Dinge. Erstens: Nehmen Sie wirklich alle relevanten Eigenschaften mit in den Export, nicht nur die Standardspalten. Gerade benutzerdefinierte Felder werden sonst stillschweigend abgeschnitten. Zweitens: Exportieren Sie die HubSpot-Record-IDs mit. Diese internen IDs sind später Ihr Schlüssel, um Deals den richtigen Kontakten und Firmen zuzuordnen. Drittens: Achten Sie auf Zeichensatz und Trennzeichen, damit Umlaute nicht zu Datenmüll werden.

Ein typischer Stolperstein: In HubSpot hängen Deals über Verknüpfungen (Associations) an Kontakten und Unternehmen. Diese Beziehungen müssen Sie mit exportieren oder rekonstruieren – sonst stehen Ihre Deals nach dem Import isoliert da, ohne Bezug zur jeweiligen Firma. Genau hier entsteht der gefühlte „Datenverlust”, obwohl die Daten technisch alle da sind, nur nicht mehr verbunden.

Nutzen Sie den Export auch direkt zur Inventur: Wie viele Datensätze sind es wirklich? Wie viele inaktive Kontakte oder uralte verlorene Deals schleppen Sie mit? Eine grobe Bereinigung vor dem Umzug ist fast immer sinnvoller als danach.

Feld-Mapping planen

Das Feld-Mapping ist das Herzstück jeder CRM-Datenmigration – und der Schritt, an dem die meisten unsauberen Umzüge scheitern. Hier entscheiden Sie, welche HubSpot-Spalte in welches Bitrix24-Feld fließt.

Legen Sie sich eine simple Zuordnungstabelle an: links die HubSpot-Eigenschaft, rechts das Zielfeld in Bitrix24. Standardfelder wie Name, E-Mail, Telefon oder Firmenname sind unkritisch. Spannender wird es bei den Feldern ohne direktes Gegenstück. Für diese müssen Sie in Bitrix24 vorher benutzerdefinierte Felder anlegen, sonst landen die Werte nirgendwo. Wie Sie eigene Felder sinnvoll strukturieren, statt das CRM mit Karteileichen zu überfrachten, ist ein eigenes Thema – behandeln Sie es bewusst, bevor Sie importieren.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Auswahllisten und Status-Felder. Eine HubSpot-Deal-Phase wie „Qualified to buy” muss einem klar definierten Phasennamen in Ihrer Bitrix24-Pipeline entsprechen. Definieren Sie Ihre Bitrix24-Pipelines und -Phasen also, bevor Sie Deals importieren – nicht danach. Dasselbe gilt für Felder mit festen Werten: Stimmen die Schreibweisen nicht überein, erzeugt der Import entweder Fehler oder unsaubere Freitext-Werte.

Wer den CRM-Wechsel sauber strukturieren möchte, findet in unserer Checkliste für den CRM-Wechsel zu Bitrix24 eine abhakbare Übersicht über alle Migrationsschritte – das Mapping ist dort einer der zentralen Punkte.

Import & Validierung in Bitrix24

Jetzt kommt der eigentliche Import. Die wichtigste Regel vorweg: niemals direkt mit dem vollen Datenbestand starten. Beginnen Sie immer mit einem Testimport einer kleinen, repräsentativen Auswahl – etwa 20 bis 50 Datensätze pro Objekttyp.

Halten Sie dabei die richtige Reihenfolge ein. Importieren Sie zuerst Unternehmen, dann Kontakte, dann Deals. So existieren die übergeordneten Datensätze bereits, wenn die abhängigen Deals und Kontakte ihre Verknüpfungen suchen. Wer mit den Deals beginnt, produziert verwaiste Datensätze.

Nach dem Testimport prüfen Sie kritisch: Sind die Umlaute korrekt? Stehen die Werte in den richtigen Feldern? Hängen die Deals an den richtigen Firmen? Erst wenn diese Stichprobe sauber durchläuft, importieren Sie den Gesamtbestand. Die technischen Details der Dateivorbereitung – Trennzeichen, Encoding und das passende Format – entscheiden hier über Erfolg oder Frust; unser Leitfaden zur Vorbereitung des Bitrix24-CSV-Imports geht genau darauf ein.

Ein Punkt, der bei HubSpot-Umzügen oft unterschätzt wird: Dubletten. Wenn Sie Kontakte und Firmen in mehreren Durchläufen importieren oder bereits Testdaten in Bitrix24 liegen, entstehen schnell Doppeleinträge. Aktivieren und konfigurieren Sie die Dublettenkontrolle in Bitrix24, bevor Sie den Hauptimport fahren, und definieren Sie ein eindeutiges Schlüsselfeld (meist E-Mail). Nach dem Import gehört eine Vollständigkeitsprüfung dazu: Stimmt die Anzahl der Datensätze mit dem Export überein? Fehlt eine Gruppe komplett, ist das ein Hinweis auf ein Mapping-Problem, kein echter Datenverlust.

Automatisierungen in Bitrix24 neu aufbauen

Wie eingangs erwähnt: HubSpot-Workflows wandern nicht mit. Das ist kein Mangel, sondern eine Chance, Prozesse zu entrümpeln. Erfahrungsgemäß sammeln sich über die Jahre Automatisierungen an, die niemand mehr versteht – diese Altlasten müssen Sie nicht übernehmen.

Listen Sie zuerst auf, welche HubSpot-Automatisierungen wirklich geschäftskritisch sind: die automatische Lead-Zuweisung, Erinnerungen bei inaktiven Deals, Benachrichtigungen an den Vertrieb, Follow-up-Logiken. Diese bauen Sie in Bitrix24 mit den Bordmitteln neu nach – über Regeln und Trigger in den Pipelines. Was sich gut automatisieren lässt, zeigt etwa die Praxis rund um automatische Follow-ups, die Sie in Bitrix24 ohne Zusatzwerkzeuge abbilden können.

Mein Rat aus der Projektpraxis: Schalten Sie die Automatisierungen erst nach dem Datenimport scharf. Laufen Trigger während des Imports mit, verschicken sie womöglich Massen-E-Mails an alte Kontakte oder verschieben Deals automatisch in falsche Phasen. Halten Sie Automatisierungen während der Migration bewusst inaktiv und aktivieren Sie sie kontrolliert, sobald die Daten validiert sind.

Go-Live & Schulung

Der technische Umzug ist nur die halbe Miete – am Ende muss Ihr Team mit Bitrix24 arbeiten, nicht weiter heimlich in HubSpot. Planen Sie den Go-Live als bewussten Stichtag, nicht als schleichenden Übergang. Ein klarer Schnitt verhindert, dass Daten parallel in zwei Systemen gepflegt werden und auseinanderlaufen.

Kommunizieren Sie den Termin früh, halten Sie HubSpot nach dem Go-Live noch eine Weile lesend verfügbar (als Sicherheitsnetz und Referenz), und benennen Sie eine Ansprechperson für Rückfragen. Eine kurze, praxisnahe Einführung in die für den Vertrieb relevanten Abläufe – Deal anlegen, Phase ändern, Aktivität dokumentieren – bringt mehr als ein zweistündiges Feature-Training. Die Akzeptanz im Team entscheidet darüber, ob sich der Umzug am Ende auszahlt.

Häufige Fragen

Kommen Deals und Historie mit?

Deals lassen sich aus HubSpot exportieren und als Bitrix24-Deals importieren – inklusive der wichtigsten Felder und, bei sauberem Mapping, der Zuordnung zu Kontakten und Firmen. Die strukturierte Historie (Deals, Phasen, Stammdaten) kommt also mit. Die granulare Aktivitätshistorie auf Klick- und Tracking-Ebene aus HubSpot ist dagegen schwer zu übertragen; hier empfiehlt sich, HubSpot eine Zeit lang als Archiv lesend verfügbar zu halten.

Wie lange dauert der Umzug?

Das hängt stark von Datenmenge, Anzahl benutzerdefinierter Felder und der Komplexität Ihrer Automatisierungen ab – eine seriöse Pauschalangabe wäre unredlich. Ein überschaubares Setup ist oft in wenigen Tagen migriert, komplexe HubSpot-Instanzen mit vielen Custom-Feldern und Workflows brauchen entsprechend länger. Den größten Zeitanteil verschlingt fast immer die Vorbereitung – Bereinigung und Mapping –, nicht der Import selbst. Genau deshalb lohnt es sich, hier nicht zu hetzen.

Sie wollen den Wechsel von HubSpot zu Bitrix24 sauber aufsetzen, ohne dass unterwegs Daten oder Beziehungen verloren gehen? Wir begleiten die Migration aus der Praxis – vom Mapping bis zum Go-Live. Buchen Sie ein unverbindliches Erstgespräch.